Inhouse?

Was könnte Sie also noch davon abhalten Outsourcing zu nutzen?

Ein Argument ist oftmals, dass man die Belege im Hause habe und eine zeitnahe Abarbeitung vor Ort notwendig sei. Die Belege im Haus benötige man auch, um auskunftsfähig zu sein. Von daher benötige man einen Buchhalter im Hause, der dann ggf. auch noch andere Tätigkeiten wahrnehmen könne... Wenn man das Ganze mit einem externen Dienstleister erledigen würde bedinge das ein Übermitteln von Ordnern mit Belegen und bis diese abgearbeitet seien dauere das entsprechend. Somit habe man also ein paar Wochen lang keine aktuellen Belege bzw. Daten im Hause und ein Überblick über ausgeschöpfte Kreditlinien der Kunden sowie ein Überblick über die zu leistenden Zahlungen an Lieferanten sei nicht gegeben. Dadurch müsse man aufwendige Nebenbuchhaltungen führen... Auch eine Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden oder Lieferanten sei nicht gegeben.

Doch betrachten wir diese Argumentation einmal näher:

Ausfallzeiten des Buchhalters

Sie haben einen Buchhalter im Hause. Wirklich? Rechnen Sie doch einmal nach, wieviel Zeit innerhalb eines Jahres der Buchhalter wirklich da ist! Sie können schon einmal zwischen 4 bis 6 Wochen Urlaub abziehen. Dazu kommen Fehlzeiten wegen Krankheit: 1 bis 2 Wochen im Jahr kommen da schnell zusammen. Dann sollte sich der Buchhalter auch fortbilden – macht nochmals einige Tage pro Jahr aus. Bei realistischer Betrachtung arbeitet ihr Inhouse-Buchhalter also im ungünstigen Fall nur 52-9 = 43 Wochen im Jahr! Selbst im günstigen Fall kommen nur 52-6 = 46 Wochen im Jahr heraus!

Dabei sprechen wir noch nicht einmal von ernsthaften Erkrankungen, Unfällen usw...

Abhängigkeit vom Buchhalter

Dazu kommt eine große Abhängigkeit vom Buchhalter: Was ist bei längeren Ausfällen, z.B. aufgrund einer ernsthaften Erkrankung? Oder bei einem Weggang Ihres Buchhalters? Die Kündigungsfristen betragen oftmals nur 4-8 Wochen - in dieser Zeit müssen Sie einen Ersatz gefunden haben und dieser soll auch noch durch den bisherigen Buchhalter eingearbeitet werden... Realistisch? Eher nicht!

Ist für diesen Fall überhaupt vorgesorgt? Alles sauber dokumentiert? Sichergestellt, dass ein Dritter sich mit wenig Aufwand einarbeiten und die Tätigkeiten übernehmen kann?

Leider zeigt unsere Erfahrung: Das lässt sich in der Regel alles verneinen. Schnittstellen zwischen den Systemen sind eingerichtet worden und weil das alles historisch gewachsen ist wurde alles einfach so übernommen, nicht hinterfragt und nicht dokumentiert. Was wo in welchen Ordnern zu finden ist – ist auch oftmals unklar. Die Ablage ist nicht strukturiert. Es gibt kein Verfahrenshandbuch usw. Diese Liste ließe sich fast beliebig fortsetzen...

Unkenntnis über die technischen Möglichkeiten

Oftmals ist die denkweise noch "papiergeprägt" und bezogen auf die bisherige Zusammenarbeit z.B. mit Steuerberatern. Es müssen Ordner übergeben werden und die kommen beim nächsten Austausch erst mit den Auswertungen zurück... Da monatsweise abgearbeitet wird erfolgt somit eben ein monatlicher Austausch.

Doch so stimmt es eben nicht mehr! Die Technologie ist fortgeschritten und die Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit eröffnen eben auch ganz neue Möglichkeiten!

Heutzutage können wir eine (oftmals praktizierte) wöchentliche Abarbeitung sicherstellen. Auf Wunsch sogar täglich! In Ihrem Hause muss nur jemand sein, der eine vorbereitende Buchhaltung macht und uns zuarbeitet. Das heißt in der Regel, uns die Belege/Daten/Informationen übermittelt. Entweder Datendateien (z.B. Bankumsätze) oder eingescannte Belege. Doch dazu benötigen Sie keinen teuren Buchhalter – sondern eine ganz normale Bürokraft! Diese finden Sie wesentlich schneller und oftmals ist diese auch fitter in den Dingen, die der Buchhalter neben seiner Buchhaltungstätigkeit auch noch mitmachen soll(te)! Im besten Fall kann die Zuarbeit zu uns sogar einer der vorhandenen Mitarbeiter mit übernehmen, denn der Zeitaufwand ist pro Woche oftmals nur 1/2 bis 2 Stunden!

Dabei ermöglicht die von uns eingesetzte Lösung Ihnen noch ganz andere Freiheitsgrade – mehr dazu unter "Digitale Zusammenarbeit".

Sie sind ganz kurz davor, Ihr Problem zu lösen. Rufen Sie uns an: Tel. (040) 67 56 89 – 0 (oder nutzen Sie unser Kontaktformular). Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!