Digitale Zusammenarbeit

Idealerweise stellen Sie uns Ihre Rechnungen in Form von Datensätzen zur Verfügung, die wir in unser Buchhaltungssystem einlesen können. Dabei gibt es unterschiedliche Arten von Daten:

1. Stammdaten von Kunden: Die Stammdaten von in Ihrem System neu angelegten Kunden und die geänderten Stammdaten von Kunden (wie z.B. Anschriften). Diese Daten können Sie uns zum Einlesen in Form einer Datendatei bereitstellen oder Sie pflegen die Daten in D24 – entweder als Neuanlage mit der entsprechenden Debitorennummer oder als Datenpflege bei vorhandenen Debitoren.

2. Bewegungsdaten (Ausgangsrechnungen): Hierbei gibt es unterschiedliche Daten – abhängig von der Leistungsfähigkeit Ihrer vorgelagerten Software: Von den reinen Daten einer Ausgangsrechnung bis hin zu vorkontierten Datensätzen... Falls Sie die Ausgangsrechnungen visuell auch in der Buchhaltung sehen wollen: Wenn Sie uns PDF-Dateien mit einer Referenz im Datensatz zur Verfügung stellen können wir auch diese einlesen und der Buchung zuordnen...

Verfügt Ihr System nicht über eine Datenschnittstelle und stellt uns die Daten als Datensätze zur Verfügung gibt es wiederum zwei Möglichkeiten:

1. Ihr System stellt die Daten als PDF-Dateien bereit. Diese können Sie dann in D24 einlesen: Im Drag and Drop-Verfahren oder als Datenimport aus dem Dateisystem heraus.

2. Sie haben keine PDF, jedoch Ausdrucke auf Papier? Dann nutzen Sie die Scan-Funktion in D24!

Falls Sie das Ganze dann noch mit einer sehr preiswerten OCR-Software kombinieren – so werden aus den eingelesenen PDF bzw. gescannten Belegen die relevanten Daten ausgelesen und im Datensatz bereitgestellt!

Sie sehen: Nahezu jede Möglichkeit eines Imports Ihrer Ausgangsrechnungen in die Buchhaltung ist möglich!

In der Regel werden heutzutage die Eingangsrechnungen in zwei Formen an Sie übermittelt: Zu einem sehr hohen Prozentsatz als PDF per E-Mail und zu einem mittlerweile kleinen Prozentsatz als Ausdruck auf Papier.

Auch hier bietet D24 die gleichen Schnittstellen an wie bei den Ausgangsrechnungen:

1. Einlesen der PDF im Drag and Drop-Verfahren DIREKT aus z.B. Outlook heraus ohne separates Abspeichern und wieder einlesen oder – falls notwendig – einlesen der Datei aus dem Dateisystem heraus.

2. Sie nutzen die Scan-Funktion von D24 für Papierbelege.

Auch hier empfehlen wir den Einsatz der preiswerten OCR-Software, so dass aus den eingelesenen PDF bzw. gescannten Papierbelegen die relevanten Daten ausgelesen und im Datensatz bereitgestellt werden...

Heutzutage bestehen viele Möglichkeiten die Bankumsätze elektronisch einzulesen und in der Buchhaltung zu verarbeiten:

1. Fast jede Bank bietet die Möglichkeit, die Bankumsätze in elektronischer Form herunterzuladen.

2. Neben dieser eher manuellen Möglichkeit besteht die Möglichkeit der Nutzung einer Banking-Schnittstelle. D24 (bzw. unser Buchhaltungssystem) verfügt über eine Reihe von Schnittstellen zu unterschiedlichen Banken.

Über diese Wege können Sie uns entweder die reine Datendatei per D24 übermitteln und wir lesen diese in unsere Buchhaltung ein oder Sie importieren diese Daten bereits bei sich in D24 – Sie haben die freie Wahl.

Die weitaus komfortablere Form ist jedoch die Einrichtung der Datenschnittstelle in Ihrer D24-Installation, denn damit können Sie die Daten ohne Umwege direkt importieren. Das Goodie folgt jedoch noch: Denn über diese Schnittstelle können Sie auch Daten an die Bank übermitteln! Mehr dazu später...

Sie führen eine Barkasse und müssen ein Kassenbuch führen? Dann haben wir hier eine finanzamtskonforme Lösung für Sie!

Sie wissen sicherlich, dass ein Kassenbuch zeitnah und vollständig geführt werden muss?!  Dass der Kassenbestand niemals ins Negative rutschen darf?! Hierbei ist Excel kein Mittel der Wahl, denn die Eintragungen müssen unveränderlich gemacht werden. Gerade dies ist mit Excel (oder einem ähnlichen Programm) eben nicht möglich...

Aufgrund der zeitnahen Eintragung in das Kassenbuch (täglich!) kann und darf eben auch kein Externer (z.B. ein Buchhalter) das Kassenbuch für den Mandanten führen.

D24 bietet eine finanzamtskonforme und leichte Führung des Kassenbuchs! In D24 gibt es einen separaten Programmteil für das Kassenbuch und dort werden die Salden fortgeschrieben... Kein Problem mit negativen Kassenbeständen, kein manuelles Abtippen eines Kassenbuchs und die eingescannten Belege hängen auch gleich am Buchungsvorgang! Die Daten gelangen nahtlos zu uns und die Kontierung/Buchung erfolgt aufgrund der eingescannten Belege.

So geht eine moderne Kassenbuchführung heute!

Der Bereich Mahnwesen steht in engem Zusammenhang mit Ihren Ausgangsrechnungen. Bei den Debitoren (also Ihren Kunden) sind Zahlungsvereinbarungen im Stammsatz hinterlegt. Für jeden Rechnungsvorgang wird in D24 direkt beim Einlesen ein sog. Offener Posten angelegt – und zwar unabhängig von der Verbuchung durch uns!

Arbeiten Sie mit Bankeinzug bei Ihren Kundn? Dann können Sie (sofern Sie die direkte Banking-Schnittstelle in D24 eingerichtet haben) den Bankeinzug direkt an die Bank übermitteln und den Zahlungseinzug auslösen!

Sie arbeiten mit offenen Rechnungen, d.h. auf Zahlungsziel? Dann lesen Sie die Bankumsätze über die Banking-Schnittstelle direkt z.B. täglich ein und ziffern die bezahlten Rechnungen Ihrer Kunden mit den Zahlungseingängen aus. Somit haben Sie einen jeweils aktuellen Stand der Offenen Posten Ihrer Kunden und können somit die zu mahnenden Rechnungen im System selektieren. Sie wählen danach aus, welche Rechnungsvorgänge gemahnt werden sollen und können die Mahnungen direkt über D24 erstellen! Hierfür verfügt D24 über eine entsprechende Mahnfunktionalität mit mehreren Mahnstufen.

Wie auch bei den Ausgangsrechnungen werden bei den Eingangsrechnungen Offene Posten-Datensätze angelegt, sobald die Vorgänge in D24 eingestellt werden. Auch hier wieder: Ohne eine vorherige Verbuchung durch uns!

Bei den Lieferanten haben Sie die vereinbarten Zahlungs- und Skontovereinbarungen hinterlegt.

Somit können Sie nun über D24 die zu zahlenden Rechnungen selektieren. Durch eine gezielte Auswahl zu zahlender Rechnungsvorgänge bestimmen Sie, welche Rechnungen bezahlt werden sollen. Für die Zahlung gibt es nun zwei Möglichkeiten:

1. Die komfortable Version: Sie haben die direkte Banking-Schnittstelle in D24 eingerichtet. Dann können Sie die Zahlungen auch direkt an die Bank übermitteln - ohne irgendwelche Umwege!

2. Die etwas unkomfortablere Version: Sie haben die zu zahlenden Rechnungen selektiert und stellen die Daten als Datendatei bereit. Diese Datendatei können Sie nun zum Einlesen bei der Bank verwenden – im Online-Banking oder einem Zahlungsprogramm wie Star Money o.ä.

Sie sehen: Der Zahlungsverkehr ist medienbruchfrei möglich und stellt Ihnen eine schlanke Lösung zu Verfügung!

D24 und unsere Buchhaltung arbeiten sehr eng zusammen. Von daher stellen wir Ihnen auch alle relevanten Auswertungen über den Datenaustausch in D24 zur Verfügung: Ob BWA, Summen- und Saldenliste, Umsatzsteuervoranmeldung oder ZM. Daneben auf Wunsch auch verschiedene Listen. Und wer es gerne etwas spezifischer hat: Es besteht auch die Möglichkeit eine individuelle BWA in unserer Buchhaltungssoftware zu erstellen und Ihnen auf diesem Wege zur Verfügung zu stellen!

Ein weiterer Vorteil hierbei: Die Auswertungen sind historisch in D24 verfügbar und können dort jederzeit eingesehen, ausgedruckt oder gespeichert werden.

Kein Problem mehr mit der Ablage der Auswertungen und der Suche, falls man davon eine benötigt...

Was ist eigentlich mit Offene Posten-Listen? Die haben Sie noch gar nicht erwähnt...

Nun, SIE haben jeweils eine aktuelle Übersicht der Offenen Posten (als Datensätze!) bei sich – und zwar viel aktueller als wir! Sie erinnern sich: Beim Einstellen von Rechnungsvorgängen (ob nun Ausgangsrechnungen oder Eingangsrechnungen) erstellt D24 sofort einen OP-Datensatz! Somit verfügen Sie nun über den jeweils aktuellen Stand der Rechnungsvorgänge und zwar bevor wir überhaupt die Datensätze von Ihnen erhalten haben!!!

Über D24 erhalten Sie alle Kontobewegungen von uns als Datensätze (nicht als Ausdrucke, nicht als PDF)! D.h. Sie können in D24 alle Kontobewegungen eines Debitoren, Kreditoren oder Sachkontos einsehen. Sie selektieren das entsprechende Konto und alle Buchungen sind nun aufgelistet. Sofern eingescannt hängt an jeder Buchung auch der entsprechende Beleg (bestehend aus 1 bis n Seiten) und Sie können diesen mit Doppelklick aufrufen.

Mit anderen Worten: Über die im System integrierten (Such-)Funktionen können Sie alles finden und dann mit Doppelklick die zugehörigen Vorgänge aufrufen – so geht moderne Archivierung und ein schnelles Auskunftssystem heute! Ganz zu schweigen von der enormen Zeitersparnis bei der Ablage und vor Allem beim Suchen...